Cierre masivo programado
Cierra múltiples tickets de manera automática en una fecha futura establecida.
¿Qué es?
Una nueva feature desde acciones masivas en Desk, que permite a los administradores de la plataforma cerrar múltiples tickets de manera automática en una fecha futura establecida.
Además, ofrece la opción de establecer recurrencia en los cierres, facilitando la automatización del flujo de trabajo y la gestión eficiente de tickets que cumplen con criterios específicos.
¿Cómo utilizarlo?
1. Crear una programación
Para configurar un cierre masivo programado:
- Acceder a la sección Administrador / Acciones masivas en la plataforma.
- Selecciona la acción de Cerrar tickets
- Puedes Programar un Cierre Masivo o hacer un cierre por ID de ticket. En esta guía abordaremos la programación de cierre masivo.
Para Programar un Cierre Masivo
- Dale un nombre que te ayude a identificar el cierre creado.
- Define la fecha y hora en la que se ejecutará el cierre.
- Además, opcionalmente puedes configurar que tu cierre se repita
- Puede repetirse
- Todos los días, a la hora que definiste
- Una vez a la semana, tomando en cuenta el día que elegiste para la primera ejecución
- Una vez al mes, tomando en cuenta el día del mes que elegiste para la primera ejecución
- Al elegir que se repita, opcionalmente puedes elegir la fecha de finalización
- En este caso también debes agregar cuándo quieres que deje de repetirse la programación.
- Si queda vacío entonces no dejará de repetirse.
Luego, debemos elegir los tickets a cerrar
Selecciona los tickets que se desean incluir en el cierre masivo a través de los filtros de:
- Cuentas
- Departamentos
- Estados del ticket
- Agente: que puede ser ningún agente, agente humano, agente bot o seleccionar uno o más agentes en específico
- Abordaje, si el ticket fue abordado o no
- Por respuesta, si está esperando respuesta o no
- Campañas, si el cierre no se repite, se puede elegir cerrar los tickets generados a partir de una campaña en específico.
- Obligatoriamente, debes incluir un filtro de tiempo de tickets que puede ser:
- Antigüedad: por rango de antigüedad de días, desde 30 a 1 día de antigüedad.
- Fecha de actualización: se debe especificar el rango fijo de fechas (desde/ hasta)
- Si está programado con repetición, entonces este filtro queda fijo en Antigüedad.
Opcionalmente, podemos configurar un mensaje
El mensaje se enviará previo al cierre, además se pueden personalizar con campos como el ID del ticket, la cuenta y nombre del cliente
2. Visualizar y gestionar programaciones
Una vez creadas, las programaciones pueden ser gestionadas desde la vista de programaciones:
- Visualización: Se muestra una lista de todas las programaciones activas y desactivadas, siempre y cuando no haya pasado la fecha de próxima ejecución.
- Edición: Al dar click en los 3 puntitos de cada configuración y hacer click en Editar, podrás modificar todos los campos ya configurados.
- Activar/Desactivar: Se puede activar o desactivar una programación según sea necesario.
- Si una programación que se repite se desactiva y vuelve a activarse:
- Si todavía no pasa la fecha de ejecución, se va a ejecutar en su respectiva fecha.
- Si ya pasó la fecha, va a ejecutarse en su siguiente respectiva fecha.
- Eliminar: Si una programación ya no es necesaria, puede ser eliminada.
3. Historial de ejecuciones
Para un seguimiento detallado, la plataforma cuenta con un historial de cambios donde se registra:
- Fecha y hora en que se ejecutó el cierre masivo.
- Responsable de la persona que creó el cierre.
- Detalle de los tickets cerrados.
🔎 En caso de que tengas dudas o el problema persista, comunícate con nosotros vía chat, al WhatsApp +56 9 9325 7309 o al email soporte@adere.so