✉️ Configura tu canal de Email
Asegura la recepción, el envío, la identidad y la seguridad de las respuestas de una cuenta de Email.
Asegura que los correos lleguen, salgan con la identidad correcta y mantengan controles de seguridad. Administra la recepción, el envío, la firma y el comportamiento de los enlaces desde la cuenta seleccionada.
✨ ¿Por qué te importa esto?
Email suele ser un canal formal para reclamos, solicitudes y conversaciones que necesitan trazabilidad. Una configuración incompleta puede hacer que un correo no llegue a Desk, que una respuesta salga desde un remitente inesperado o que un enlace externo se abra sin advertencia.
Esta guía separa la conexión de la cuenta de su configuración operativa para que puedas comprobar cada parte sin mezclar responsabilidades.
Esta guía forma parte de 🧭 Administra y configura tus canales. Si la cuenta aún no está incorporada, revisa ✉️ Conectar mi cuenta de Email.
🧭 Cómo llegar aquí
- Ve a Administrador → Canales → Email.
- Ubica la cuenta por nombre y dirección.
- Si aparece No conectado, selecciona Validar y completa la recuperación.
- Abre el icono Configurar.
- Entra a Opciones de Email.
📈 Impacto en tu negocio
Necesidad | Configuración | Beneficio |
Recibir correos en Desk | Reenvío, OAuth 2.0 o IMAP | Centralizar solicitudes sin depender de una bandeja personal |
Responder con identidad corporativa | Envío predeterminado, OAuth 2.0 o SMTP | Mantener un remitente reconocible |
Dar contexto a la respuesta | Cabecera, firma y mensaje anterior | Entregar una comunicación consistente |
Reducir riesgos | Remitentes bloqueados y advertencia de enlaces | Evitar contenido no deseado y aperturas accidentales |
💡 Casos de uso reales
1. Soporte necesita atender una casilla compartida
Situación: los correos llegan a soporte@empresa.com, pero varias personas deben atenderlos sin compartir una contraseña.
Configuración: conecta la cuenta mediante reenvío u OAuth 2.0 y confirma que cada correo se transforme en un ticket.
Valor: la atención queda centralizada, asignable y visible para el equipo.
2. Las respuestas deben salir desde el dominio corporativo
Situación: la organización no quiere que el cliente reciba respuestas desde una dirección genérica.
Configuración: usa OAuth 2.0 o SMTP cuando corresponda y prueba el remitente visible.
Valor: el cliente reconoce el origen del mensaje y la empresa conserva su identidad.
3. Varias áreas usan una firma coherente
Situación: cada agente redacta una firma distinta y algunos datos quedan desactualizados.
Configuración: define una firma común con variables como nombre o departamento.
Valor: la comunicación mantiene un estándar y los datos cambian según el agente que responde.
4. El equipo recibe mensajes con enlaces potencialmente riesgosos
Situación: agentes abren enlaces enviados por remitentes desconocidos.
Configuración: mantén activa la advertencia de enlaces externos y agrega a la lista segura solo dominios confirmados.
Valor: reduces aperturas accidentales sin bloquear los sitios legítimos que el equipo usa con frecuencia.
🛠️ Paso a paso: configura el ciclo de Email
Trabaja una tarjeta a la vez. Cada grupo responde una pregunta distinta:
Grupo | Pregunta que resuelve | Prueba recomendada |
Conexión y envío | ¿Cómo entran y salen los correos? | Recibir un correo y responderlo |
Seguridad y remitentes | ¿Qué direcciones no deben crear tickets? | Enviar desde una cuenta controlada |
Contenido del correo | ¿Qué cabecera y firma verá el cliente? | Revisar el correo recibido fuera de Desk |
Comportamiento de los mensajes | ¿Cómo se interpreta y conserva el contenido? | Probar una cadena y un enlace externo |
1. Elige cómo recibirá Desk los correos
En Conexión y envío, el campo Forma de conexión decide cómo los mensajes de la casilla original llegan a Desk.
Forma de conexión | Qué hace | Cuándo elegirla | Qué debes comprobar |
OAuth (recomendado) | Autoriza a Desk mediante el inicio de sesión de Microsoft o Gmail, sin copiar una contraseña en Adereso | El proveedor aparece disponible y tu organización permite la autorización | Seleccionaste la casilla correcta y aceptaste los permisos solicitados |
Configuración manual | Entrega una dirección de reenvío de Desk para que el proveedor envíe allí una copia de cada correo entrante | No puedes usar OAuth o necesitas trabajar con otro proveedor | La regla de reenvío está activa y apunta exactamente a la dirección entregada por Desk |
Regla simple: usa OAuth cuando esté disponible. Usa la configuración manual cuando tu proveedor no sea compatible o el equipo de TI prefiera administrar el reenvío.
- Selecciona OAuth (recomendado).
- Elige Microsoft o Gmail.
- Inicia sesión con la casilla que quieres atender en Desk.
- Revisa y acepta los permisos solicitados.
- Vuelve a Desk y confirma que el proveedor y el estado aparezcan como Conectado.
- Envía un correo de prueba desde una dirección externa y responde desde el ticket.
Si Microsoft bloquea la autorización, revisa Cómo aprobar permisos de Microsoft 365 para conectar tu correo en Adereso.
- Selecciona Configuración manual.
- Copia la Dirección de reenvío que muestra Desk.
- En Gmail, Microsoft 365 o tu proveedor, crea una regla que reenvíe los mensajes entrantes a esa dirección.
- Guarda y habilita la regla en el proveedor.
- Vuelve a Canales y selecciona Validar cuando la tarjeta lo solicite.
- Envía un correo desde otra cuenta y confirma que cree un ticket.
La guía ✉️ Conectar mi cuenta de Email muestra los pasos del reenvío en Gmail y Microsoft 365.
2. Elige cómo enviará Desk las respuestas
- Usa Default cuando aceptas el remitente predeterminado informado por Desk.
- Usa OAuth cuando las respuestas deben salir desde la misma casilla autorizada de Microsoft o Gmail.
- Usa SMTP cuando tu organización debe enviar mediante un servidor específico administrado por su equipo técnico.
Si configuras SMTP, completa los datos solicitados por la interfaz, como servidor, puerto, seguridad, usuario y contraseña.
Recibir y enviar son pruebas distintas. Que un correo llegue a Desk no demuestra que la respuesta saldrá desde el remitente correcto.
Las credenciales son información sensible. No las incluyas en capturas, tickets o documentos. Si una contraseña cambia en el proveedor, actualízala también en Desk.
3. Controla remitentes no deseados
En Remitentes bloqueados, agrega las direcciones que no deben crear tickets.
- Abre la tarjeta.
- Ingresa las direcciones con el formato indicado.
- Confirma que no pertenezcan a clientes o proveedores activos.
- Guarda y mantén un registro interno del motivo.
Un remitente bloqueado no crea tickets en Desk. Antes de añadirlo, confirma que no corresponda a un cliente, proveedor, formulario o sistema que la operación deba atender.
4. Personaliza cabecera y firma
La cabecera aparece antes del contenido de cada respuesta y permite entregar contexto común para toda la operación.
Para ver variables, ejemplos y plantillas reutilizables, continúa con ✉️ Personaliza la cabecera y firma de tus emails.
La firma aparece al final del mensaje y ayuda a identificar a la persona o equipo que respondió.
- Abre la tarjeta correspondiente.
- Selecciona el campo que quieres editar.
- Usa las variables disponibles para insertar nombre, apellido, email, teléfono o departamento.
- Revisa cómo se verá la respuesta.
- Guarda y envía un correo de prueba.
Mantén la cabecera breve. En la firma incluye información útil para el cliente y confirma que los perfiles de los agentes tengan los datos usados por las variables.
5. Ajusta el comportamiento del mensaje
Según la cuenta, puedes decidir:
- Si Desk obtiene la dirección del remitente desde el contenido recibido.
- Qué direcciones se consideran al interpretar el remitente.
- Si la respuesta incluye el mensaje anterior.
- Si se muestra una advertencia antes de abrir enlaces externos.
- Qué dominios o patrones pueden omitirse de esa advertencia.
6. Advierte enlaces externos
Esta opción protege al equipo cuando un correo contiene enlaces que dirigen fuera de Adereso. Puedes mantener la advertencia y definir excepciones únicamente para dominios de confianza.
- Mantén activa la advertencia.
- Agrega únicamente dominios de confianza.
- Usa comodines solo cuando comprendas a cuántos sitios puede abarcar el patrón.
- Elimina excepciones que ya no sean necesarias.
Una lista segura demasiado amplia puede ocultar alertas frente a sitios maliciosos. Prefiere dominios concretos y revísalos periódicamente.
✅ Comprueba el ciclo de Email
- Selecciona Guardar.
- Envía un correo desde una cuenta controlada.
- Confirma que el ticket aparezca en Desk.
- Responde desde el ticket.
- Comprueba remitente, cabecera, firma, mensaje anterior y advertencia de enlace.
Qué deberías observar: el correo de prueba crea un ticket en la cuenta correcta y la respuesta llega desde el remitente previsto, con la cabecera y firma configuradas. Recepción y envío deben probarse por separado.
👥 ¿Quién tiene acceso?
Solo el rol Administrador puede entrar a Administrador → Canales y modificar esta cuenta. El reenvío, OAuth, IMAP o SMTP también puede requerir la participación del responsable de Email o Seguridad de tu organización.
🔧 Solución de problemas
El correo de prueba no llega a Desk
Confirma el estado de la cuenta, la regla de reenvío o autorización del proveedor y la dirección utilizada. Revisa también la guía de conexión antes de modificar otras opciones.
La respuesta sale desde una dirección inesperada
Revisa la forma de envío seleccionada y la cuenta autorizada. Envía otra prueba después de guardar.
La firma muestra un dato vacío
Confirma que el perfil del agente tenga información en el campo usado por la variable. Ajusta el texto para que siga siendo claro si el dato no existe.
La advertencia aparece en un sitio legítimo
Agrega el dominio exacto a la lista segura después de verificar que pertenece a un proveedor de confianza. Evita excepciones demasiado amplias.
🔗 Funcionalidades relacionadas
- ✉️ Personaliza la cabecera y firma de tus emails — identidad, variables y plantillas.
- ✉️ Conecta y valida tu cuenta de Email — alternativas y pasos de conexión.
- 🎧 Atención y tickets — tiempos y reglas operativas.
- ⚡ Acciones automáticas — respuestas y cierres automáticos.
- 🛟 Alertas de conexión — validación y recuperación de cuentas.
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